Sachbezüge richtig versteuern
Erfahren Sie, welche Sachbezüge steuerbegünstigt sind und wie Sie diese korrekt verbuchen — von der Betriebsstätte bis zu Gutscheinen.
Was sind Sachbezüge eigentlich?
Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers an Mitarbeiter, die nicht in Geld bestehen. Das können Dienstwagen, Verpflegung, Gutscheine oder sogar ein Homeoffice-Zuschuss sein. Aber hier’s wichtig: Nicht alle Sachbezüge werden gleich besteuert. Manche genießen Steuervergünstigungen, andere werden wie normales Gehalt behandelt.
Die Besteuerung von Sachbezügen ist tückisch. Es gibt da unterschiedliche Regelungen für verschiedene Arten von Leistungen, und wenn’s schiefgeht, zahlen Sie als Arbeitgeber am Ende zu viel. Das wollen wir dir sparen. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, welche Sachbezüge welche Steuervergünstigungen bekommen und wie du sie korrekt verbuchst.
Kernpunkte:
- Einige Sachbezüge sind steuerfrei bis zu bestimmten Grenzen
- Andere unterliegen vollen Lohnsteuersätzen
- Korrekte Verbuchung spart Steuern und vermeidet Probleme mit dem Finanzamt
Steuerbegünstigte Sachbezüge — Das solltest du kennen
Es gibt da einige Sachbezüge, die der Staat bevorzugt behandelt. Das Wichtigste: Die Betriebsstätte. Wenn du deinem Mitarbeiter eine Betriebsstätte zur Verfügung stellst — also einen Arbeitsplatz im Büro oder wo auch immer — ist das steuerfrei. Das zählt nicht als geldwerter Vorteil.
Dann gibt’s noch die Mahlzeiten. Wenn die Betriebsstätte eine Kantine hat und du deinen Mitarbeitern Essen angeboten, werden nur 70 Prozent des Wertes als geldwerter Vorteil angerechnet. Das ist attraktiv für Arbeitgeber. Ein Mittagessen im Wert von 10 Euro wird also nur mit 7 Euro angerechnet.
Wichtig auch: Fahrtkosten zur Betriebsstätte. Die sind steuerfrei — es spielt keine Rolle, ob dein Mitarbeiter mit dem Auto, der Bahn oder dem Fahrrad fährt. Die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer ist steuerfrei (bis zu 200 Tagen pro Jahr).
Gutscheine und Geschenke — Wo liegt die Grenze?
Gutscheine sind beliebt, aber hier lauert eine Falle. Wenn du einen Gutschein verschenkst, wird dieser als geldwerter Vorteil angerechnet — und zwar in voller Höhe. Es gibt da aber eine Besonderheit: Der sogenannte kleine Geschenkbetrag. Bis 50 Euro pro Mitarbeiter pro Kalenderjahr können Geschenke steuerfrei sein. Das ist deine Grenze.
Wichtig: Das gilt nur, wenn es echte Geschenke sind, nicht Gutscheine. Ein 50-Euro-Gutschein wird vollständig besteuert. Ein 50-Euro-Geschenk kann steuerfrei sein. Das ist der entscheidende Unterschied. Wenn du also zum Jahresende deinen Mitarbeitern was geben willst, sind kleine Sachgeschenke die bessere Wahl.
Außerdem: Betriebliche Veranstaltungen. Wenn du deine Mitarbeiter zum Weihnachtsfest oder zur Betriebsfeier einlädst, sind die Kosten dafür bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei — konkret 110 Euro pro Mitarbeiter. Das umfasst Essen, Getränke, alles zusammen.
Dienstwagen und Homeoffice-Zuschüsse — Beliebte Sachbezüge mit hoher Steuerlast
Der Dienstwagen ist der Klassiker. Hier wird’s kompliziert. Der Arbeitgeber kann zwei Methoden wählen: die 1%-Regel oder das Fahrttagebuch. Bei der 1%-Regel wird 1 Prozent des Anschaffungswertes pro Monat als geldwerter Vorteil angerechnet — für einen 30.000-Euro-Wagen also 300 Euro monatlich. Das ist einfach zu berechnen, aber nicht immer günstig.
Die Alternative: Das Fahrttagebuch. Der Mitarbeiter dokumentiert tatsächlich, wie viel er privat mit dem Auto fährt. Der Arbeitgeber rechnet dann 0,30 Euro pro Kilometer ab. Das kann günstiger sein, erfordert aber Disziplin bei der Dokumentation.
Homeoffice-Zuschüsse sind ein neueres Thema. Hier gibt’s seit 2020 eine große Erleichterung: Bis zu 120 Euro pro Monat (insgesamt 1.200 Euro pro Jahr) können steuerfrei gezahlt werden. Das ist eine pauschale Regelung, kein Fahrttagebuch nötig. Wenn du deinem Mitarbeiter 120 Euro monatlich gibst, ist das steuerfrei.
“Der häufigste Fehler ist, Sachbezüge gar nicht als solche zu dokumentieren. Das Finanzamt wird dann problematisch. Die korrekte Verbuchung ist nicht schwer, wenn man die Regeln einmal verstanden hat.”
— Tipps aus der Praxis
Verbuchung und Abrechnung — So machst du es richtig
Die Verbuchung von Sachbezügen ist oft das Knifflige. Grundsätzlich gilt: Sachbezüge müssen als geldwerter Vorteil ermittelt und versteuert werden. In der Lohnabrechnung werden sie dann dem Arbeitslohn hinzugerechnet und unterliegen der normalen Lohnsteuer.
Konkret bedeutet das: Du ermittelst den Wert des Sachbezugs (z. B. 1% des Dienstwagenwerts pro Monat). Dieser Wert wird in der Lohnabrechnung zu Bruttoeinkommen addiert. Der Mitarbeiter zahlt dann normale Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag darauf. Die Sozialversicherungsbeiträge fallen teilweise auch an — das hängt vom Sachbezug ab.
Ein praktisches Beispiel: Dein Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto. Du stellst ihm einen Dienstwagen zur Verfügung, Wert 30.000 Euro. Die 1%-Regel ergibt 300 Euro monatlich. Seine Abrechnungsgrundlage ist dann 3.300 Euro. Die Steuern werden auf diese 3.300 Euro berechnet.
Zusammenfassung — Die wichtigsten Punkte
Steuerfrei oder Begünstigt
Betriebsstätte, Fahrtkosten (Entfernungspauschale), Kantinenmahlzeiten (70%-Regelung), Homeoffice-Zuschuss bis 120 Euro/Monat, kleine Geschenke bis 50 Euro/Jahr.
Voll Besteuert
Gutscheine (voller Wert), Dienstwagen (1%-Regel oder Fahrttagebuch), Zahlungen für private Zwecke, Lebensmittelgutscheine ohne Betriebsstättenbezug.
Wichtige Grenzen
Kleine Geschenke: 50 Euro/Jahr, Betriebsfest: 110 Euro/Person, Homeoffice: 120 Euro/Monat, Fahrtkosten: 0,30 Euro/km, Kantinenmahlzeit: 70% des Wertes.
Sachbezüge richtig zu versteuern spart Zeit und Geld. Die Regeln sind nicht kompliziert, wenn man sie einmal verstanden hat. Das Wichtigste: Dokumentieren, berechnen, abrechnen — in dieser Reihenfolge. Und wenn du unsicher bist, frag einen Steuerberater. Das kostet weniger, als Fehler später zu korrigieren.
Hinweis zu diesem Leitfaden
Dieser Artikel bietet allgemeine Informationen zum Thema Sachbezüge und deren Besteuerung. Die Regelungen können je nach Bundesland, Branche und individueller Situation unterschiedlich sein. Dies ist keine Steuerberatung. Für spezifische Fragen zu deiner Situation empfehlen wir, einen qualifizierten Steuerberater oder einen Fachexperten zu konsultieren. Die Steuercodes und Grenzen können sich ändern — überprüfe immer aktuelle Quellen und offizielle Verlautbarungen der Finanzbehörden.
